Skabt af autolakerer til autolakerer

Det er nemt at lave et it system. Men det er svært at lave et system, der passer perfekt til de udfordringer, som et moderne autolakereri står overfor. Hos PPG har man imidlertid med ProcessManager formået at skabe et system, som på én gang skaber øget overblik, optimerer produktiviteten og retter fokus mod at øge indtjeningen på værkstedet. Her kan du læse mere om, hvad hemmeligheden bag systemets succes er.

Selve ideen til systemet udsprang af et behov for et nyt stempelur på en værksted i Danmark. Men udviklingen tog hurtigt fat og i dag dækker ProcessManager en lang række forskellige behov på værksteder i hele Skandinavien, idet systemet giver overblik over, hvor bilerne er i reparationsprocessen, hvor værkstedet tjener penge, afskaffer alt konventionelt papirarbejde med arbejdssedler og tilbyder automatisk lagerstyring af varer. Og dette er bare nogle af de mange fordele.

Brugerinddragelsen er helt central

En af de centrale drivkræfter i udviklingen af systemet hos PPG har været Steen Jørgensen, som er nordisk teknisk chef hos PPG. Han understreger, at grundtanken altid har været, at der skulle tages udgangspunkt i brugenes behov: ”Vi indså helt fra starten, at hvis ProcessManager som værktøj skal have reel værdi for vores kunder, så skulle det være brugervenligt og fleksibelt. Systemet skal kunne tilpasses brugernes behov – ikke omvendt. Og samtidig kunne vi se, at der var et stort behov i hele skandinaven for at få et system, der kunne hjælpe med at skabe klarhed over, hvordan værkstedernes økonomiske nøgletal udvikler sig, så de har det bedste grundlag for at øge deres indtjening”.

Og netop tilpasningen til brugernes behov har været i fokus lige siden. Det betyder også, at brugerne inddrages aktivt i videreudviklingen af systemet.  I dag varetages videreudviklingen af systemet af Farah Mourali, som er Business Solution Manager hos PPG, og han beskriver processen således: ”Vi holder kvartalsvise møder med udvalgte nøglekunder og vores forhandlere for at indsamle input til udviklingen af nye funktioner og for at få tilbagemelding på de senest udviklede funktioner. Det sikre at vi altid har et system, som er i tråd med de aktuelle behov i markedet”. Så beskrevet med få ord kan man sige, at der er tale om et system, der er udviklet af autolakerer til autolakerer.

Sådan virker det

Reparationsprocessen starter med, at ejeren af bilen aflevere sin bil på mærkeværkstedet: Her kan de på indskrivningen på mærkeværksteder booke tid til reparation på autolakereriet direkte med et log ind på internettet, og her kan de også indtaste, hvornår de ønsker, at bilen skal være færdig. Herefter sættes reparationen i gang. Taksatorens opgørelse importeres automatisk i systemet med et link til Autotaks, så autolakereriet automatisk har alle data om skaden og kan se, hvor meget tid der er afsat til reparationen.

Når selve reparationen er i gang, kan mærkeværkstedet hele tiden online følge med i, hvor bilen er i reparationsprocessen, så hvis bilens ejer ringer og spørger, hvornår bilen er klar, har forhandleren altid svar på rede hånd uden at skulle ringe frem og tilbage. Tilbage på værkstedet er man nu i gang med at afveje og blande de farver, der skal bruges. Den blandede mængde påføres automatisk det elektroniske arbejdskort på bilen, og før bilen kommer til den næste delproces i reparationen, registrer autolakereren med et tryk på en ipad, hvor lang tid man har brugt på den aktuelle proces. Dermed ved værkstedet præcis hvilke udgifter, de har haft på hver enkelt skade til såvel arbejdsløn som materialer.

Når bilen er lakereret og kontrolleret, er bilen færdig og her er det muligt som bilejer eller mærkeværksted at få tilsendt en sms, så snart bilen er færdig. Dermed sikres det samtidig, at udgifterne til lånebiler i processen minimimeres.

Vi kunne se, at der var et stort behov i hele skandinaven for at få et system, der kunne hjælpe med at skabe klarhed over, hvordan værkstedernes økonomiske nøgletal udvikler sig, så de har det bedste grundlag for at øge deres indtjening

Fuldt overblik

Med ProcessManager har kunderne altid fuldt overblik. Steen Jørgensen fra PPG opsummerer det således. ”Når medarbejderne kommer om morgenen, scanner de sig selv ind, så ProcessManager systemet ved, at de er på arbejde og kan tildeles opgaver. Når en lakeringsopgave så – via online booking funktionen – oprettes af en af lakererens kunder, kan værkføreren nemt og hurtigt se, hvem der har tid til at løse opgaven, og det sikres at man ikke kommer til at ”dobbelt-booke” sine medarbejdere”. Foruden disse fordele er det desuden muligt at trække blandt andet fraværsstatistik og ferieoversigter, hvilket alt sammen er noget, der letter administrationen på værkstedet.

Et andet væsentligt område, som kan spare alle værksteder for mange penge, er den tidligere nævnte mulighed for at trække en masse relevante nøgletal. Blandt andet er det muligt at se, hvor mange timer af de tilgængelige timer på værkstedet man har faktureret, både totalt og pr medarbejder. Desuden giver systemet mulighed for at få et helt eksakt indblik i værkstedets materialeforbrug, blandt andet fordi der til ProcessManager også hører et lagerstyringsmodul, hvor forbrugsvarerne scannes ud, så de automatisk genbestilles.